Gérer les utilisateurs
L'écran Utilisateurs permet d'inviter d'autres personnes sur votre compte et de gérer leurs droits. Il est réservé aux membres qui ont la permission Gérant des utilisateurs (ou Administrateur).
Le plan Gratuit est limité à 1 utilisateur : cet écran devient surtout utile avec un abonnement Pro ou Entreprise, qui permet d'inviter autant d'utilisateurs que vous le souhaitez.
Inviter un utilisateur
- Dans le formulaire Inviter un utilisateur, saisissez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de la personne.
- Cliquez sur Inviter.
- Un email d'invitation lui est envoyé automatiquement. Le lien d'invitation s'affiche aussi à l'écran, avec un bouton Copier : vous pouvez le lui transmettre vous-même, par exemple si l'e-mail n'arrive pas. Si l'envoi automatique échoue, un message vous le signale et vous demande de transmettre le lien vous-même.
- Cochez ses permissions sur sa ligne, dans la liste Membres du compte, puis cliquez sur Enregistrer (voir ci-dessous).
Le lien d'invitation est valable 7 jours et ne sert qu'une seule fois. La personne l'ouvre, choisit son mot de passe et active son compte. Tant qu'elle ne l'a pas fait, elle apparaît dans la liste avec le statut Invité.
Important : une personne invitée arrive sans aucune permission. Tant que vous n'avez pas coché ses permissions et cliqué sur Enregistrer, elle n'a accès à presque rien.
Au plan Gratuit, une fois l'unique utilisateur en place, le formulaire est remplacé par le message « Limite du plan Gratuit atteinte », avec un bouton Passer à Pro.
Gérer les permissions d'un utilisateur
Chaque ligne de la liste Membres du compte propose 8 cases à cocher :
| Permission | Ce qu'elle permet |
|---|---|
| Administrateur | Toutes les autres permissions, automatiquement |
| Gérant de mes QR-codes | Créer des QR codes, et modifier, archiver, supprimer et étiqueter ceux qu'il a créés lui-même. Jamais les QR codes créés via l'API |
| Gérant des QR-codes du compte | Créer, modifier, archiver, supprimer et étiqueter tous les QR codes du compte, y compris ceux créés via l'API. Renommer et supprimer les étiquettes. Voir la colonne « Créé par » |
| Gérant des QR-codes créés via l'API | Voir et gérer les QR codes créés par une clé API |
| Statistiques | Consulter l'écran Statistiques, pour les QR codes qu'il peut gérer, et le résumé du Tableau de bord, qui porte sur tout le compte (nombre de QR codes actifs, total des scans, QR codes les plus scannés avec leur libellé) |
| Gérant des utilisateurs | Accéder à cet écran Utilisateurs |
| Gérant de l'abonnement | Accéder aux écrans Abonnement et Domaine personnalisé |
| Gérant des clés API | Accéder à l'écran Clés API. Avec « Gérant de l'abonnement » en plus : voir les cartes « Clés API » et « Packs de créations API » de l'écran Abonnement |
Cocher Administrateur coche et verrouille automatiquement les 7 autres cases : un administrateur a toujours tous les droits. Cliquez sur Enregistrer, sur la ligne du membre concerné, pour appliquer le changement. Il prend effet immédiatement, dès la prochaine action de cette personne.
Attention à la permission Statistiques seule : sans permission de gestion des QR codes, l'écran Statistiques n'affiche aucun QR code. Le résumé du Tableau de bord, lui, montre les chiffres de tout le compte, y compris les libellés des QR codes les plus scannés.
Si vous gérez les utilisateurs sans être administrateur
Un membre qui a la permission Gérant des utilisateurs sans être administrateur :
- ne peut accorder ni « Administrateur » ni « Gérant des utilisateurs » ;
- ne peut accorder que les permissions qu'il a lui-même ;
- ne peut pas gérer un membre qui a des droits qu'il ne peut pas accorder (dont Administrateur et Gérant des utilisateurs).
Les cases concernées sont verrouillées.
Le dernier administrateur est protégé
Un compte garde toujours au moins un administrateur actif. Si vous êtes le seul, vous ne pouvez pas décocher Administrateur sur votre ligne, ni sur celle d'un autre administrateur si cela ne laisse aucun administrateur actif.
Modifier le profil d'un utilisateur
Le bouton Modifier, sur la ligne d'un membre, ouvre un formulaire Prénom, Nom, Email. Cliquez sur Enregistrer pour valider, ou sur Annuler pour fermer sans changement.
Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur
Sur la ligne d'un membre actif, le bouton Réinitialiser le mot de passe lui envoie un e-mail pour choisir un nouveau mot de passe. Le message « Email de réinitialisation envoyé à … » le confirme. Seul un membre actif peut recevoir cet e-mail : pas une personne encore invitée, ni un membre désactivé.
Désactiver ou réactiver un utilisateur
Le bouton Désactiver bloque immédiatement la connexion de la personne, sans supprimer aucune donnée : les QR codes qu'elle a créés et son historique restent intacts. Le bouton Réactiver lui rend l'accès, avec les mêmes permissions qu'avant. Une confirmation est demandée dans les deux cas. Un membre désactivé apparaît avec le statut Désactivé.
Deux restrictions :
- vous ne pouvez pas désactiver votre propre compte : le bouton n'apparaît pas sur votre ligne ;
- vous ne pouvez pas désactiver le dernier administrateur actif du compte.
Il n'existe aucune fonction pour supprimer un utilisateur d'un compte : seule la désactivation, réversible, est possible. Elle ne réduit pas le nombre d'utilisateurs compté pour le quota du plan Gratuit.
Si votre compte repasse au plan Gratuit avec plusieurs utilisateurs
Ils restent actifs : le nombre d'utilisateurs ne déclenche ni période de grâce ni limitation. En revanche, vous ne pouvez plus inviter personne tant que vous restez au plan Gratuit.
Questions fréquentes
Comment un utilisateur invité reçoit-il son accès ?
Par un e-mail d'invitation envoyé automatiquement. Le lien s'affiche aussi à l'écran, avec un bouton Copier, si vous préférez le lui transmettre vous-même. Le lien expire après 7 jours ou dès sa première utilisation.
Pourquoi la personne que j'ai invitée ne voit-elle rien ?
Parce qu'une personne invitée n'a aucune permission au départ. Cochez ses permissions sur sa ligne, puis cliquez sur Enregistrer.
Que se passe-t-il si je décoche « Administrateur » sur un utilisateur ?
Ses autres permissions redeviennent modifiables une par une. Vérifiez celles qui restent cochées avant de cliquer sur Enregistrer. Si cet utilisateur est le seul administrateur actif du compte, l'opération est refusée.
Un utilisateur a oublié son mot de passe : que faire ?
Il peut utiliser le lien « Mot de passe oublié ? » de la page de connexion. Vous pouvez aussi lui envoyer un e-mail de réinitialisation avec le bouton Réinitialiser le mot de passe, sur sa ligne.
Puis-je supprimer complètement un utilisateur de mon compte ?
Non. Vous pouvez le désactiver : son accès est bloqué immédiatement et son historique conservé. Cela ne libère pas de place dans le quota du plan Gratuit.
Pourquoi ne puis-je pas me désactiver moi-même ?
Pour éviter de bloquer le compte par erreur. Si vous n'êtes plus le bon interlocuteur, demandez à un autre administrateur de vous désactiver, ou transférez d'abord le rôle Administrateur à quelqu'un d'autre.
Le plan Gratuit permet-il d'inviter d'autres utilisateurs ?
Non, il est limité à 1 utilisateur. Le formulaire d'invitation est remplacé par un message qui vous propose de passer à Pro. Les plans Pro et Entreprise permettent d'inviter autant d'utilisateurs que vous le souhaitez.